Телефонные разговоры, особенно деловые или важные личные, требуют определенной подготовки. Рассмотрим ключевые аспекты, на которые стоит обратить внимание перед совершением звонка.
Содержание
Основные пункты подготовки к звонку
- Определение цели разговора
- Сбор необходимой информации
- Выбор подходящего времени
- Подготовка документов и материалов
- Продумывание возможных возражений
Как определить оптимальное время для звонка
| Деловые контакты | 10:00-12:00 и 14:00-16:00 в рабочие дни |
| Личные звонки | После 09:00 и до 21:00, если не оговорено иное |
| Международные звонки | С учетом разницы часовых поясов |
Что нужно проверить перед звонком
- Правильность номера телефона
- Наличие заряда батареи устройства
- Качество связи в месте звонка
- Доступность необходимых документов
- Записывающие устройства (при необходимости)
Техническая подготовка
- Проверка гарнитуры или наушников
- Наличие бумаги и ручки для записей
- Открытые файлы или программы, которые могут понадобиться
- Отключение посторонних уведомлений на устройстве
Психологическая подготовка
- Настрой на позитивный лад
- Контроль эмоционального состояния
- Продумывание первых фраз разговора
- Подготовка к возможным неожиданностям
Список вопросов для самопроверки
| Чего я хочу достичь этим звонком? | Какая информация мне нужна от собеседника? |
| Какие документы могут понадобиться? | Какие возражения могут возникнуть? |
Этикет телефонного разговора
- Представление в начале разговора
- Краткость и четкость формулировок
- Уважительный тон
- Благодарность в конце беседы
- Корректное завершение разговора
Правильная подготовка к телефонному разговору значительно повышает его эффективность, помогает избежать неловких пауз и способствует достижению желаемого результата. Потратив несколько минут на организацию звонка, вы сэкономите время и нервы себе и собеседнику.
